Принцип работы онлайн кассы
Уже более четырех лет в России действует федеральный закон 54-ФЗ. С момента его введения использование онлайн-кассы стало обязательным и для ООО, и для ИП.
Чтобы правильно зарегистрировать, настроить и подключить ККТ нового образца, нужно понимать принцип ее действия. Это важно для всех, кто оказывает различные услуги, занимается продажей товаров или работает в сфере общественного питания. Разберем, как работает онлайн-касса.
Чтобы понять, как работает онлайн-касса, рассмотрим этот процесс поэтапно:
- На онлайн-кассе формируется чек на услуги или товар.
- Товар или услуга оплачивается покупателем.
- Печатается чек и сохраняется на ФН.
- ФН передает информацию о чеке в ОФД (оператор фискальных данных).
- Оператор получает и сохраняет чек, техническая информация из него проверяется на подлинность.
- Клиент может получить электронную копию чека в виде СМС или e-mail сообщения. Копия имеет такую же юридическую силу, как и бумажные чеки.
- При необходимости, покупатель может зайти на сайт ОФД или ФНС, чтобы сверить сведения из документа.
Процесс передачи информации в налоговые органы теперь заметно упрощен, а сотрудникам ФНС не нужно проводить частые проверки. Причина в том, что информация о каждой покупке сохраняется на серверах ОФД и по запросу может быть передана в ФНС.
При несоблюдении предписаний, юридическому лицу стоит ждать штрафов, остановки деятельности на пару месяцев или один-два года. Все зависит от тяжести правонарушения – например, несвоевременной передачи сведений, невыдачи чека клиенту или отсутствия ККТ.
Особенности работы ККТ нового поколения
Кассовое оборудование прошлых образцов могло лишь создавать и печатать обычные бумажные чеки, информация о транзакциях сохранялась на контрольной ленте. Одна из основных функций, которой не было у касс старого поколения – возможность формирования электронных фискальных документов. Сейчас вы можете самостоятельно выбирать – выдавать клиентам бумажные или электронные документы.
Перед началом работы вы обязаны оплатить услуги ОФД. Он не может контролировать совершаемые сделки, но полностью отвечает за технические тонкости, сохраняя все сведения о транзакциях. Покупатели при этом получают бесперебойный доступ к выданным им электронным документам.
Важно, чтобы выбранный оператор аттестовался у ФСБ и подходил под требования безопасности. Передача чеков в ОФД будет приостановлена в том случае, если оплата услуг была просрочена. Обычно, она происходит раз в 12 месяцев. Найти полный реестр ОФД вы можете на официальном сайте ФНС.
Устройства нового образца могут непродолжительное время работать в автономном режиме – без доступа к сети. Данные о финансовых операциях при этом остаются на фискальном накопителе. Автоматическая блокировка ККТ происходит в том случае, если она работала в автономном режиме более тридцати суток.
Сроки передачи информации об оплате в ФНС строго регулируются законодательством. Персонал должен создавать отчеты об открытии и закрытии смены каждый рабочий день. Информация о закрытии смены должна быть пробита не позднее, чем через сутки после ее открытия.
Нюансы работы с онлайн-кассами
Как мы определили выше, общий порядок пробивания чеков не претерпел особых изменений. Предварительно загружается (или заполняется вручную) база товаров, сотрудник торговой точки открывает смену. Покупатели могут пользоваться как безналичным, так и наличным расчетом.
После оплаты касса передает данные на сайт ОФД, с которым был заключен договор. Покупатель получает чек с информацией, уже обработанной системой. Также сведения параллельно передаются в единую базу ФНС.
Операции занимают не более пары секунд, потому что взаимодействие ОФД и кассы полностью автоматизировано. Помимо этого, возможна интеграция с 1С и другими системами товарного учета.
Любой ФН имеет срок службы. Он зависит от того, какая система налогообложения используется пользователем, а также имеется ли в продаже подакцизный товар. После завершения срока службы (он может быть от 15 до 36 месяцев), фискальный накопитель следует хранить в течение последующих пяти лет.
Порядок модернизации кассового оборудования
Наличие фискального накопителя (блока с ограниченным сроком службы и уникальным номером) – главное отличие новой ККТ от старой.
Фискальный накопитель регистрируется в ФНС вместе с используемой ККТ. После окончания срока действия ФН, требуется перерегистрировать ККТ с новым ФН или снять ККТ с учета. Отработанный Фискальный накопитель требуется хранить в течении 5 лет.
Предварительно заключается договор с ОФД, для этого:
- контрольно-кассовая техника проходит проверку, выдается экспертное заключение;
- обеспечивается сохранность и конфиденциальность сведений, получаемых от кассы;
- дополнительно предоставляются лицензии на оказание услуг телематической связи от ФНС, ФСТЭК и Роскомнадзора.
Чтобы сэкономить, вы можете провести модернизацию кассовой техники. Если, конечно, производитель такую возможность предусмотрел. Модернизируемые модели всегда имеют разъем для подключения фискального накопителя.
Контрольно-кассовая техника должна быть подключена к сети интернет для передачи данных в ОФД.
К слову, модернизация ККТ будет стоить всего 6-7 тысяч рублей + стоимость Фискального накопителя, а новое оборудование – уже 20-25 тысяч рублей.
Если у вас появились трудности с подключением, настройкой или эксплуатацией ККТ нового поколения, обращайтесь к сотрудникам компании «АРТА».
На сайте представлены самые популярные модели касс, отвечающие требованиям законодательства и сопровождающиеся заводской гарантией. Они обеспечат бесперебойную работу и помогут вам избежать штрафов за несвоевременную передачу данных о сделках. Подробности узнавайте у менеджеров интернет-магазина.